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SA8000管理体系审核

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SA8000管理体系审核(二)

三、确定不符合项和编写不符合项报告 
对审核中发现的问题,审核组将以不符合项报告的方式提交被审核方和认证机构,并在此基础上编制对被审核方社会责任管理体系是否有效性的结论。因此,不符合项报告应简单明了,只陈述客观事实,不进行分析、评判,但又要使被审核方以此为依据分析问题,确定纠正行动。一份不符合项报告只记录一个不符合项内容。 
社会责任管理体系审核中的不符合项是指那些违背审核准则的审核发现。审核准贝L又称审核依据,它包括SA8000标准、适用于被审核方的社会责任法律法规及其他要求,和被审核方的社会责任管理体系文件。不符合项按其严重程度和可能造成的后果可以分为轻微不符合项和严重不符合项两类。 
1.严重不符合项。出现以下三种情况之一的,即构成严重不符合项。 
(1)体系运行出现系统性失效。如某一要素或某一关键过程重复出现失效现象,即多次重复发生不符合现象,又未能采取有效的纠正行动加以消除,形成系统性失效。 
(2)体系运行出现区域性失效。如在某一部门,体系要素的全面失效现象。例如各层次中各部门的培训失效或某一车间有害物浓度长期超标,又没有纠正行动。 
(3)造成严重的社会责任危害。如使用监狱劳工或童工、发生群死群伤或火灾等灾难性事故、发生全厂性罢工等重大劳资纠纷事件。 
2.轻微不符合项。出现下列情况之一的,即构成轻微不符合项。 
(1)对满足社会责任管理体系要素或体系文件的要求而言,是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题。 
(2)对保证所审核区域的体系有效性而言,是次要的问题。 
3.观察项。出现下列情况之一的,即构成观察项。 
(1)存在问题,但证据不足,需要提醒被审核方注意的事项。 
(2)己发现问题的迹象,但尚不构成不符合项,继续发展可能构成不符合项。 
观察项一般不列入不符合项报告,也不列入最后的审核报告。设置观察项有利于促进被审核方改进社会责任管理体系。 
4.不符合项报告内容。不符合项报告包括以下内容: 
(1)被审核部门及负责人姓名; 
(2)审核员姓名; 
(3)审核准则; 
(4)不符合事实的描述; 
①写明是什么事情,只陈述客观事实,不作任何分析或论断。 
②写明是谁说的或是谁做的,只写职务,不必写姓名。 
③写明规定的要求是什么,写出规定的具体内容。 
④写明必要的细节,使之便于追溯,如地点、部门,或者标准、手册、程序、作业文件的名称和章节号。 
(5)不符合类型,确定是轻微还是严重不符合项; 
(6)建议采取的纠正行动计划及完成日期; 
(7)纠正行动完成情况及验证。 
对确认有严重不符合项的公司,均不予推荐注册;对有轻微不符合项的数量尚不足以构成严重不符合项的公司,一般均予以推荐注册,但需采取纠正行动,并经认证机构跟踪确认已完全符合后,才能予以发证。 
5.审核结果的汇总分析 
为了使审核结论更准确,审核组长在末次会议前应召开一次全体审核员会议,对审核结果作一次汇总分析,以便对被审核方的社会责任管理体系作出公正的评价,为末次会议作准备。汇总分析可以考虑以下几个方面: 
(1)从发现的不符合项分析:如不符合项的总数,其中严重不符合,轻微不符合各有多少项。如果审核的按部门进行的,则列出不符合项涉及哪些要素,其中哪个要素最多或最严重。有了这些数据,大致可以清楚这个部门的薄弱环节在哪里。 
(2)从发展的历史和趋势分析:将上次审核发现的不符合项的总数及其构成与本次审核结果比较,体系是在持续改进还是在退步。从对上次纠正行动完成的情况及有效性的分析,也可看出社会责任管理进步或不足的情况。 
在上述汇总分析的基础上,可以总结公司管理体系存在哪些薄弱环节及其严重程度,从而得出整体性的结论意见。 
四、末次会议 
现场审核完成之后,审核组应召集被审核方的高层经理、管理者代表和有关部门的负责人员举行末次会议,其主要目的是向被审核方介绍审核发现,使他们清楚地理解和认识审核发现的事实根据。如果时间允许,审核组长一般在末次会议前与管理者代表交流,以避免在较大规模的末次会议上发生争执。关于审核发现的重要性和措辞的最终决定权属于审核组长,尽管委托方和被审核方可能持有异议。 
在末次会议上,审核组长应就公司社会责任管理体系的符合性、有效性做出总体评价和结论。结论应全面总结社会责任管理的成绩和问题。在末次会议上审核组长还应澄清或回答被审核方提出的问题,并告诉被审核方审核报告送发的日期。 
末次会议由审核组长主持,按预定时间举行,会议程序和内容包括: 
1.出席会议人员。只要可能,儿参加首次会议的人员都应参加,并在签到表上签名; 
2.感谢被审核方对审核工作的支持和配合; 
3.重申审核的类型、目的、范围、依据和方法; 
4.肯定被审核方在社会责任管理上的优点和成绩,但也有不符合项; 
5.逐条介绍审核过程中确定的不符合项; 
6.重申审核是采取抽样检查的方法进行,声明可能有未发现的不符合项,被审核方应举一反三,纠正可能存在的其他同类问题; 
7.全面总结并作出结论。介绍审核了多少部门,查阅哪些文件记录,访问了多少工人,发现了多少不符合项,介绍运行体系对SA8000标准的符合程度、实施程度和实施效果。然后,宣读审核组基于客观事实所作出的社会责任管理体系是否有效性的结论。最后还应告诉被审核方,审核组是否将向认证机构推荐注册; 
8.征求被审核方对不符合项报告、总结报告结论的意见; 
9.请被审核方代表在审核报告、不符合项报告上签字,并将一份副本交给被审核方作备忘录,以便采取纠正行动; 
10.商定未尽事宜。若审核组决定推荐注册,则要求被审核方做出对存在的问题采取纠正行动的承诺,确定纠正的时间,并在30天内以书面报告的形式报告纠正行动计划;对因存在严重不符合项等问题暂不推荐注册的,应当做出对存在问题采取纠正行动的承诺,并提出纠正时间;若不拟继续申请注册,则审核组长应在审核报告中向认证机构说明。 
第四节 审核报告 
审核报告是审核工作的重要成果,是审核形成的正式文件。审核报告应在审核组长的指导下编写,由审核组长签名确认。审核报告通常包括如下内容: 
1.被审核方的基本情况 
(1)被审核方名称、地址、电话、传真、邮编; 
(2)审核类型、目的、范围、依据、方式(全面/部分/抽样); 
(3)审核日期及程序。 
2.认证机构及审核组成员名单(姓名、审核职务) 
3.审核结果及评价 
(1) 被审核方简介; 
(2) 被审核方参与人员名单; 
(3) 审核过程简况; 
①审核了哪些社会责任管理体系文件; 
②审核了哪些部门的社会责任活动; 
③审核了公司哪些文件和记录; 
④访问了多少工人,分别在哪些部门; 
⑤审核中发现的严重不符合项和轻微不符合项数日; 
⑥不符合项分布(按要素或部门); 
⑦审核过程中是否遇到障碍或限制,是否收集完整、全面的资料和证据; 
⑧对被审核方社会责任管理体系运行情况的评价; 
1. 被审核方采取纠正行动的方案 
2. 预计被审核方采取纠正行动的时间及跟踪意见 
3. 审核组对被审核方作出审核结论,决定是否推荐注册 
(1)社会责任管理体系对审核准则的符合情况;、 
(2)体系是否得到了正确的实施与保持; 
(3)管理评审过程是否确保社会责任管理体系的持续适用性与有效性。 
7.申明审核基于抽样调查的方法进行 
8.审核报告发放范围 
9.声明所附文件件数及页数 
10.审核方与被审核方签名及签署日期 
11.附件 
(1)审核计划; 
(2)社会责任管理手册审核表; 
(3)不符合项分布表; 
(4)不符合项报告表; 
(5)出席首次、末次会议签到表; 
(6)其他有关说明材料。 
审核报告完成后,应按合同规定要求,由审核组长将报告提交给委托方,由委托方决定发放范围和对象。注意,审核报告属高度保密文件,委托方具有独家所有权,没有委托方的许可,不得将审核报告内容透露给任何第三方。 
第五节 纠正行动与跟踪审核 
跟踪审核是指对纠正行动的实施情况所进行的事后检查和验证。跟踪审核是保持社会责任管理体系持续有效运行的重要措施,是社会责任管理体系审核的重要阶段,也是认证机构决定是否推荐注册的最后一个程序。 
一、纠正行动的跟踪审核原则 
纠正行动的跟踪审核是社会责任管理体系审核的重要阶段,其原则是: 
1.所有在审核中发现的不符合项,必须由被审核方切实采取纠正行动,认证机构进行跟踪审核并验证后,方可由认证机构审查决定是否推荐注册及批准发证。 
2.根据不符合项的性质,可采用不同的纠正行动跟踪审核方式。对于严重不符合项或只有到现场才能验证的一般不符合项,应采取现场跟踪审核的方式;对于轻微不符合项,可由被审核方提交纠正行动的实施记录;对于制定纠正行动计划而短期内无法完成的轻微不符合项,可定期监督审核时予以复查。 
3.纠正行动完成期限,严重不符合项一般应在三个月内完成,轻微不符合项通常应在一个人完成。 
二、纠正行动的跟踪审核程序 
纠正行动的跟踪审核按如下程序进行: 
1.审核期间由审核员和被审核方共同确认不符合项; 
2.审核员向被审核方提交不符合项报告并提出纠正行动要求; 
3.被审核方签字认可不符合事实,并提出纠正行动; 
4.审核员评价认可纠正行动计划; 
5.被审核方实施和完成纠正行动; 
6.审核员对纠正行动完成情况进行验证; 
4. 审核员对纠正行动实施效果作出判断; 
5. 审核员对严重不符合项提交纠正行动跟踪审核报告。 
三、纠正行动方案与证据的评价 
1.作为纠正行动计划,应符合以下的要求: 
(1)具有适应性和有效性。即任何旨在消除实际存在和潜在的不符合项的纠正行动,应与问题的严重性和伴随的社会责任影响相适应; 
(2)具有可操作性和有效性。即用于纠正不符合项的行动措施应当是实用的,可行的,其结果是有效的; 
(3)公司应提供适当的资源,如人力、物力和财力,确保纠正行动的实施。 
2.在评价有关纠正行动证据时,审核员应证实: 
(1) 己采取的措施是否与原方案相符或达到相同的效果; 
(2) 该措施是否已经消除了产生不符合的原因; 
(3) 纠正行动的实施结果是否有效,是否足以避免同类的不符合项再次出现。 
第六节 监督审核 
公司社会责任管理体系在通过认证机构的认证审核,获得体系注册后,必须确保社会责任管理体系持续地符合SA8000社会责任标准、体系文件和法律法规的要求,确保持续有效地实现既定的社会责任目标(有可能是逐步提高的)。同时,由于各种原因公司有可能在某一时期发生体系、过程、产品或服务方面的重大变更。为了维持认证资格,公司必须对体系作出相应的调整以确保长期持续的符合性、有效性,因此,作为认证机构应建立认证后对公司社会责任管理体系进行定期或不定期的监督审核的制度和程序。 
监督审核是认证机构向公司颁证后,在证书有效期内(一般为三年)对获证公司进行的定期或不定期的审核,旨在验证获证公司的社会责任管理体系是否持续符合SA8000标准并有效运行,从而确认其能否继续持有和使用由认证机构颁发的认证证书和认证标志。 
一、定期监督审核 
对公司社会责任管理体系进行定期监督审核的频次和深度,应视公司社会责任因素的复杂性及社会责任影响程度等情况决定。两次定期监督审核之间的间隔通常为半年。 
定期监督审核一般包括以下内容: 
1.维持体系运作的有关要素:即内部审核、管理评审、纠正和预防措施; 
2.工人、公众和利益相关者投诉; 
3.公司是否发生人员和组织结构调整; 
4.公司生产经营运行是否发生变化; 
5.公司工作时间和工资福利制度是否发生变化; 
6.对认证证书和标志的使用是否有违规情况; 
7.体系文件的变更以及这些变更涉及的区域和活动; 
8.监督审核一般采用抽样的方式进行; 
9.每次监督审核应涉及全部体系要求,每次监督审核对各要素审查的深度和广度各有侧重,尤其对上次审核遗留问题要进行审查。 
一般情况下,认证机构会在相关程序中要求认证审核或复评后就制订对该公司整个证书有效期内的监督审核计划,对每次监督抽查的区域或要素作出策划。 
二、不定期监督审核 
审核获证后,公司管理体系如果出现重大变更,或获证公司发生重大意外事故,发生重大劳资纠纷事件,或受到公众的强烈投诉等情况时,认证公司会根据合约规定进行不定期监督审核。 
当获证公司发生下列特殊情况时,认证机构应制定不定期的监督审核计划: 
1.获证公司社会责任管理体系发生重大变更。如公司组织机构及职责发生了重大更改(比如进行股份制改造或进行业务流程重组),高级管理层发生重大人事变动,管理手册、程序等文件发生重大变更,或者人员、设备、关键工艺发生重大变更。 
为及时获得以上变更信息,认证机构应要求获证公司及时申报变更情况,以便对获证公司实施监督管理。 
特殊情况下的不定期监督审核可以采取临时单独进行的方式。如果时间接近的话,一也可以与定期监督审核合并进行。 
2.当获证公司提出关于扩大原有认证范围的申请时,认证机构可以单独安排或结合监督审核安排扩大认证范围审核。扩大认证范围审核应包含文件评审,并至少对申请扩大的部分(要素、部门)会造成影响的全部要素和职能进行评审。 
3.发生重大意外事故或公众投诉时。当认证机构获知获证公司生产经营过程发生严重事故,遭到公众投诉,发生重大劳资纠纷,或者遭到政府部门处罚等情况时,应派出未参加该公司初次审核及最近一次监督审核的审核员前往调查,若属实,则应作出证书是否维持的决定。 
三、监督审核中发现问题的处置 
对监督审核中所发现的问题,视轻重程度一般有如下三种处置方式: 
1. 认证暂停 
有下列情况之一的,认证机构可以暂停认证证书持有者使用认证证书和标志的资格。 
(1)认证证书持有者未经认证机构批准,对获准认证的社会责任管理体系进行了重大更改,且该项更改影响到认证资格; 
(2)监督审核发现认证证书持有者社会责任管理体系达不到规定要求,但严重程度尚不构成撤销认证资格; 
(3)认证证书持有者对认证证书和标志的使用不符合认证机构的规定; 
(4)认证证书持有者未按期交纳认证费用,且经指出后未予纠正; 
(5)发现其他违反认证规则的情况。 
认证暂停后,若认证证书持有者在规定的时间内采取措施,满足规定的条件后,认证机构取消暂停。否则,认证机构可能撤销认证资格,收回认证证书。 
2. 认证撤销 
有下列情况之一的,认证机构一般会撤销认证证书持有者使用认证证书和标志的资格,收回认证证书: 
(1)暂停认证资格的通知发出后,认证证书持有者未按规定要求采取适当纠正行动; 
(2)监督审核发现认证证书持有者社会责任管理体系存在严重不符合规定要求的情况; 
(3)出现认证机构与认证证书持有者正式协议中特别规定的其他构成认证资格撤销的情况。 
被撤销认证资格的公司,一年后方可重新向同一认证机构提出认证申请。 
3. 认证注销 
认证注销是认证机构注销认证证书持有者使用认证证书和标志的资格,并收回认证证书。有下列情况之一时,一般注销认证: 
(1)由于认证规则发生变更,认证证书持有者不愿或不能确保符合新要求; 
(2)在认证证书有效期届满时,认证证书持有者未在认证证书有效期届满前向认证机构提出重新认证申请; 
(4) 认证证书持有者正式提出注销。 
第七节 复评 
认证证书的有效期为三年,获证公司在认证证书到期前,应重新提出认证申请,认证机构受理后,重新对公司进行审核,这称为复评,即换证审核。复评的目的在于证实公司社会责任管理体系持续满足社会责任管理体系标准的要求,且社会责任管理体系得到了很好的实施和保持。 
复评应满足下列要求: 
1 .复评应在认证证书有效期终止前三个月内进行; 
2.复评所需的人、天数在认证基础无更改的情况下可比初次审核略少; 
3.复评的审核方法与初次审核相同,复评方案应考虑上一次审核的结果,并至少包括社会责任管理体系文件的审核、现场的审核和工人面谈; 
4.复评至少应确保公司社会责任管理体系的所有要素之间统一协调;发生变更后,社会责任管理体系运行良好;社会责任管理体系得到有效的保持; 
5.在复评过程中,审核组应检查公司投诉、申诉及对其所采取的纠正行动的记录,并检查公司是否符合认证要求; 
6.复评报告除包括审核报告要求的全部内容外,还应包括对前次审核发现的不符合的纠正情况。

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